Gebruik je Microsoft Teams elke dag? Dan is de kans groot dat je nog lang niet alles uit het platform haalt. De meeste gebruikers versturen berichten, plannen vergaderingen en delen bestanden. Daar blijft het vaak bij, terwijl er in Teams verrassend veel mogelijkheden verborgen zitten die je werkdag efficiënter maken. Wil je slimmer samenwerken en meer uit het platform halen? In dit artikel deelt onze collega Edwin van Wingerden 5 handige functies in Microsoft Teams die je mogelijk nog niet kent, maar straks niet meer wilt missen.
#1 Berichten inplannen
Niet elk bericht hoeft direct verstuurd te worden. Misschien werk je regelmatig buiten kantooruren, heb je collega’s in andere tijdzones of wil je een bericht precies op het juiste moment laten verschijnen. Met de functie voor het inplannen van berichten bepaal je zelf wanneer Microsoft Teams een bericht verzendt. Dat zorgt voor betere communicatie en voorkomt onnodige meldingen buiten werktijd.
Een bericht inplannen kost slechts enkele seconden. Open een chat of kanaal en typ je bericht zoals je gewend bent. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de verzendknop en kies het gewenste verzendmoment. Zo komt je bericht altijd op het juiste moment aan.
#2 Belangrijke berichten opslaan en snel terugvinden
Belangrijke berichten, taken, documenten, links of afspraken verdwijnen vaak snel tussen andere gesprekken. Het terugvinden van die informatie kost vervolgens onnodig veel tijd. Gelukkig behoort dit tot de handige functies in Microsoft Teams waarmee je eenvoudig overzicht houdt.
Beweeg met je muis over een bericht, klik op de drie puntjes en kies voor ‘Bericht opslaan’. Het opgeslagen bericht vind je later eenvoudig terug via je profielmenu of de zoekfunctie. Zo heb je belangrijke informatie altijd binnen handbereik.
#3 Werk sneller met slash-commando’s
De meeste gebruikers navigeren door Teams via menu’s en knoppen. Dat werkt prima, maar het kan nog sneller. Microsoft Teams ondersteunt namelijk speciale slash-commando’s waarmee je direct acties uitvoert vanuit de zoekbalk.
Klik in de zoekbalk bovenaan Teams en typ een slash (/). Je krijgt direct een overzicht van beschikbare commando’s. Kies een commando of typ het volledig uit en druk op Enter. Teams voert de gewenste actie vervolgens direct uit.
Veelgebruikte commando’s zijn:
- /chat om een nieuwe chat te starten
- /call om direct iemand te bellen
- /files om recente bestanden te openen
- /away om je status te wijzigen
#4 Maak samen notities tijdens vergaderingen
Na een vergadering ontstaat vaak dezelfde situatie: iedereen heeft eigen notities gemaakt en actiepunten staan verspreid op verschillende plekken. Dat maakt opvolging lastig en kost onnodig veel tijd. Met gedeelde vergadernotities werk je samen met collega’s in één centraal document.
Open de vergadering in Teams en ga naar de vergaderdetails. Hier kunnen alle genodigden vooraf agendapunten toevoegen, tijdens de vergadering notities maken en actiepunten vastleggen. Daardoor heeft iedereen direct toegang tot dezelfde informatie en behoren losse notulen of vergeten actiepunten tot het verleden.
#5 Stuur een bericht naar jezelf
Voor het bewaren van notities, links of herinneringen gebruiken veel mensen aparte apps. Toch biedt Microsoft Teams hiervoor al een eenvoudige oplossing: stuur een bericht naar jezelf. Zo kun je snel ideeën, documenten, taken of interessante links opslaan zonder een extra applicatie te openen. Deze functie is ideaal als persoonlijke digitale kladblok binnen Teams.
Om een bericht naar jezelf te sturen, zoek je in de zoekbalk naar je eigen naam. Microsoft Teams maakt vervolgens automatisch een persoonlijke chat aan waarin je berichten aan jezelf kunt versturen. Extra bonustip: ook in WhatsApp kun je berichten naar jezelf sturen.
