Veel organisaties gebruiken Microsoft 365, maar weten niet precies wanneer ze OneDrive of SharePoint moeten gebruiken. Dat is begrijpelijk, want beide oplossingen slaan bestanden op in de cloud op en maken samenwerken eenvoudig.  Toch is het verschil tussen OneDrive en SharePoint groter dan veel mensen denken. Beide oplossingen hebben namelijk een andere rol binnen je organisatie.

Wanneer medewerkers bestanden op de verkeerde plek opslaan, ontstaat al snel onduidelijkheid. Daardoor raken documenten versnipperd, ontstaan dubbele versies en kost het meer tijd om informatie terug te vinden. Door het verschil tussen OneDrive en SharePoint goed te begrijpen, werk je efficiënter samen en houd je meer controle over je documenten.

In dit artikel leggen we uit wanneer je OneDrive gebruikt, wanneer SharePoint de beste keuze is en hoe je voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat.

Wat is OneDrive?

OneDrive is de persoonlijke cloudopslag van een medewerker binnen Microsoft 365. Je kunt het vergelijken met de map ‘Documenten’ op je computer, maar dan veilig opgeslagen in de cloud. Bestanden in OneDrive zijn standaard van jou. Je kunt ze delen met collega’s, maar jij blijft eigenaar van het document. Daarom is OneDrive vooral geschikt voor bestanden waar je individueel aan werkt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Een conceptofferte
• Persoonlijke vergadernotities
• Een Excel-analyse
• Een conceptrapport
• Tijdelijke werkdocumenten
• Voorbereidingen voor een project

Wat is SharePoint?

SharePoint is een centrale omgeving voor documentbeheer en samenwerking. In tegenstelling tot OneDrive zijn bestanden niet gekoppeld aan één medewerker, maar aan de organisatie. Daardoor blijft informatie beschikbaar voor collega’s, teams en afdelingen. Ook wanneer een medewerker uit dienst gaat of een andere functie krijgt, blijft belangrijke documentatie behouden.

Veel organisaties gebruiken SharePoint voor:

• Klantdossiers
• Projectdocumentatie
• Contracten
• HR-documenten
• Procesbeschrijvingen
• Kwaliteitshandboeken
• Interne procedures

Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?

Het belangrijkste verschil tussen OneDrive en SharePoint zit in het eigenaarschap van bestanden. Bij OneDrive is de medewerker eigenaar van het document. Bij SharePoint is de organisatie eigenaar van het document. Dat lijkt een klein verschil, maar heeft grote gevolgen voor beheer, samenwerking en continuïteit.

Stel dat een medewerker een belangrijk klantdossier opslaat in OneDrive en vervolgens uit dienst gaat. Dan moet de organisatie achteraf regelen hoe die bestanden beschikbaar blijven. Staat hetzelfde dossier in SharePoint, dan blijft het direct toegankelijk voor de juiste medewerkers.

Kort gezegd:

• OneDrive is persoonlijk
• SharePoint is georganiseerd
• OneDrive richt zich op individueel werken
• SharePoint richt zich op samenwerken

Wanneer gebruik je OneDrive?

Gebruik OneDrive voor documenten die nog niet gedeeld hoeven te worden met collega’s. Vaak gaat het om bestanden die nog in ontwikkeling zijn of uitsluitend relevant zijn voor jouw werkzaamheden. Je gebruikt OneDrive bijvoorbeeld voor een offerte waar je nog aan werkt, persoonlijke notities of een rapport dat nog niet gereed is voor collega’s of klanten.

Zodra meerdere mensen toegang nodig hebben tot een document, is het verstandig om het bestand te verplaatsen naar SharePoint.

Wanneer gebruik je SharePoint?

Gebruik SharePoint zodra documenten belangrijk worden voor een team, afdeling of de gehele organisatie. SharePoint maakt samenwerking eenvoudiger omdat iedereen vanuit dezelfde locatie werkt. Daardoor voorkom je dat medewerkers verschillende versies van hetzelfde document gebruiken.

Veel bedrijven slaan daarom de volgende informatie op in SharePoint:

• Projectmappen
• Klantdossiers
• Teamdocumentatie
• Contracten
• Procedures
• Handleidingen
• Beleidstukken

Gebruik je Microsoft Teams? Dan gebruik je waarschijnlijk al SharePoint

Veel organisaties weten niet dat Microsoft Teams en SharePoint nauw met elkaar samenwerken. Wanneer je een bestand uploadt in een Teams-kanaal, wordt dat document automatisch opgeslagen in SharePoint. Daardoor profiteer je direct van centrale opslag, versiebeheer en toegangsbeheer.

Dat biedt verschillende voordelen:

• Meerdere medewerkers kunnen tegelijk in een document werken
• Oude versies blijven beschikbaar
• Bestanden staan centraal opgeslagen
• Rechten zijn eenvoudig te beheren
• Daarom vormt SharePoint vaak de basis van documentbeheer binnen Microsoft Teams.

Wat gebeurt er als je OneDrive en SharePoint door elkaar gebruikt?

In veel organisaties ontbreekt een duidelijke afspraak over waar bestanden opgeslagen moeten worden. Daardoor ontstaat na verloop van tijd een wirwar aan documenten. Medewerkers slaan bestanden op in persoonlijke OneDrive-omgevingen, Teams-kanalen, lokale schijven en soms zelfs nog op oude netwerkschijven. Hierdoor weet niemand meer waar de meest actuele versie staat.

Dat leidt vaak tot:

• Dubbele documenten
• Verouderde versies
• Vermiste bestanden
• Extra zoekwerk
• Beveiligingsrisico’s
• Onduidelijkheid over eigenaarschap

Bovendien kost dit vaak meer tijd dan organisaties beseffen.

Wat is de beste aanpak?

Voor de meeste MKB-bedrijven werkt een eenvoudige vuistregel het beste. Gebruik OneDrive voor persoonlijke bestanden en gebruik SharePoint voor bedrijfsinformatie. Vraag jezelf bij ieder document af: moet iemand anders hier nu of later bij kunnen? Is het antwoord ja, dan hoort het bestand meestal thuis in SharePoint.

Hierdoor blijft informatie beschikbaar voor de organisatie en voorkom je afhankelijkheid van individuele medewerkers.

Waarom kiezen steeds meer organisaties voor SharePoint?

Organisaties willen steeds meer grip krijgen op hun documentbeheer. Tegelijkertijd groeit de hoeveelheid informatie binnen bedrijven snel. SharePoint biedt daarom één centrale omgeving waarin documenten veilig opgeslagen, beheerd en gedeeld worden. Daarnaast ondersteunt het versiebeheer, toegangsrechten en samenwerking tussen teams.

Steeds meer organisaties gebruiken SharePoint om:

• Documenten centraal te beheren
• Samenwerking te verbeteren
• Kennis binnen de organisatie vast te leggen
• Intranetten te bouwen
• Processen te digitaliseren
• Informatie beter beveiligd op te slaan

Daardoor groeit SharePoint steeds vaker uit tot het centrale informatieplatform binnen organisaties.

Conclusie verschillen |OneDrive en SharePoint

Het verschil tussen OneDrive en SharePoint draait uiteindelijk om eigenaarschap en samenwerking. OneDrive is bedoeld voor persoonlijke bestanden en documenten waar je individueel aan werkt. SharePoint is ontwikkeld voor teams, afdelingen en organisaties die informatie centraal willen beheren.

Wanneer medewerkers weten wanneer ze OneDrive moeten gebruiken en wanneer SharePoint de juiste keuze is, ontstaat meer overzicht. Bovendien wordt samenwerken eenvoudiger, blijft informatie beter beschikbaar en neemt de kans op dataverlies af. De vraag is daarom niet of je OneDrive of SharePoint moet gebruiken. De vraag is vooral of je het verschil tussen OneDrive en SharePoint binnen jouw organisatie goed hebt ingericht.

Hulp nodig bij het inrichten van SharePoint?

Veel organisaties gebruiken slechts een beperkt deel van de mogelijkheden binnen Microsoft 365. Daardoor blijven kansen liggen op het gebied van documentbeheer, samenwerking en productiviteit. Door OneDrive, SharePoint en Microsoft Teams slim in te richten, ontstaat meer structuur binnen de organisatie. Bovendien weten medewerkers beter waar documenten opgeslagen moeten worden en blijft belangrijke informatie beschikbaar voor collega’s.

Anbecom ICT helpt MKB-bedrijven dagelijks met het optimaal inrichten van hun Microsoft 365-omgeving. Daardoor werken medewerkers efficiënter samen, krijgen organisaties meer grip op hun informatie en wordt het verschil tussen OneDrive en SharePoint direct duidelijk in de praktijk.

Wil je weten of jouw organisatie OneDrive en SharePoint optimaal gebruikt? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.